Søknadsprosessen

Kreativt Europa er åpent for alle typer organisasjoner/bedrifter/ sammenslutninger som er registrert i landets offisielle register. For Norge vil det si Brønnøysundregisteret. Skal du være prosjektleder må du ha vært registrert i minst to år, men er du partner er det nok at du er registrert på søknadstidspunktet. 

En prosjektlederorganisasjon søker støtte sammen med et utvalg samarbeidsorganisasjoner.

Alle organisasjoner må være registrert i et EU-land eller et annet programland.

Enkeltpersoner kan ikke søke støtte fra Kreativt Europas samarbeidsprosjekter.

Du må opprette en bruker i EUs login-system for å få tilgang til blant annet søknadsskjema. Kontoen er personlig, og knyttes til e-postadressen din. Når du er registrert, kan kontoen knyttes til organisasjonens Participant Identification Code (PIC) i EUs deltakerportal (se neste avsnitt).

Merk: EU Login erstatter det tidligere European Commission Authentification Service (ECAS). Hvis du allerede har en ECAS-konto, kan du bruke den til å logge inn, som tidligere. Da behøver du ikke å opprette en ny EU Login-bruker.

Opprett bruker i EU Login her.

Alle organisasjoner som skal søke midler fra Kreativt Europa må være registrert i Europakommisjonens deltakerportal (Participant Portal). Både prosjektleder og samarbeidspartnere må være registrert før man kan søke. Deltakerportalen er stedet hvor alle juridiske og finansielle forhold knyttet til søkerorganisasjonene blir håndtert. For informasjon om hvordan du går fram for å registrere deg har EU produsert en informasjonsvideo, som du finner HER.  Informasjon om registreringen finner du fra 28.00 og framover. Du finner også en fin framstilling av registreringsprosessen HER. Der ser du punkt for punkt hva du må gjøre for å registrere deg. 

Ved registrering får din organisasjon tildelt en ni-sifret Participant Identification Code (PIC), som skal brukes i søknaden.

En organisasjon skal kun registreres én gang. Hvis din organisasjon har deltatt i et Kreativt Europa-, Erasmus+- eller Horisont 2020-prosjekt siden 2013, har dere allerede en kode. Før du registrerer deg bør du derfor undersøke om din organisasjon allerede er registrert. Både prosjektleder og samarbeidspartnere må være registrert før man kan søke.

Sjekk om din organisasjon allerede er registrert (EACEA).

Registrer organisasjonen din i Participant Portal her (EACEA).

Dokumenter til deltakerportalen

For at organisasjonen din skal bli godkjent og registrert i deltakerportalen må du laste opp følgende dokumenter:

1. Legal Entity form: Bruk mal på Europakommisjonens nettsider (under utlysninger). Skjemaet bekrefter de jurdiske rammene for organisasjonen. Organisasjonens «Legal Entity» er personen som har juridisk rett til å inngå avtaler på vegne av organisasjonen. Dette er samme person som er oppgitt i Brønnøysundregistrene.

Merk: Alle organisasjoner som ikke er offentlige organisasjoner regnes som private organisasjoner i Kreativt Europa-sammenheng. Det gjelder også frivillige organisasjoner. Velg skjemaet «Private Companies».

2. Brønnøysundattest: Attesten dekker kravene til offentlig godkjent organisasjonsdokument og moms-registrering. Bestill kopi gjennom Altinn. Attesten kan ikke være eldre enn seks måneder.

Hvis du representerer en offentlig organisasjon må du i tillegg laste opp:

3. Organisasjonens vedtekter

4. Kopi av den juridiske avgjørelsen som ligger til grunn for opprettelsen av organisasjonen, for eksempel lovteksten.

Hvis du som privat organisasjon søker om mer enn 60 000 euro må du i tillegg laste opp:

5. Årsregnskap fra de siste to regnskapsår

Du kan bli bedt om ytterligere dokumentasjon i verifiseringsprosessen i deltakerportalen.

Beregn god tid til prosessen, og start gjerne et år før søknadsfristen. Det gir dere tid til å knytte kontakter, utvikle ideen i fellesskap, konkretisere planene og forankre budsjettet. Det vil ta om lag seks måneder å få svar på søknaden. Prosjektaktivitetene kan først begynne når kontrakten med EU er signert av prosjektleder.

En typisk tidslinje for samarbeidsprosjekter avhenger av tidspunktet for utlysningen, men vil se omtrent slik ut:

• September -november (varierer fra år til år): Utlysning
• Seks - åtte uker etter utlysning: Søknadsfrist
• Seks - åtte måneder etter søknadsfrist (cirka juni/juli påfølgende år): Svar på søknaden
• Ca. September - november: Kontrakten signeres
• September - januar: Prosjektstart

Det er EU som tar imot og evaluerer hver enkelt søknad. Kulturdirektoratets rolle er å veilede norske søknader. Siden vi ikke behandler søknadene kan vi hjelpe deg hele veien fra idé til ferdig søknad. Ta derfor kontakt med oss hvis du har spørsmål om prosessen.

Kontaktinfo finner du nederst på siden.

Søknadsskjemaet del B er en interaktiv PDF (eForm) som lastes ned fra deltakerportalen og lagres lokalt på din datamaskin. Søknadsskjemaet vil være tilgjengelig sammen med utlysningen og oppdaterte retningslinjer seks uker før søknadsfristen. Delene A og C fylles inn direkte gjennom nettleseren. 

Du kan laste ned et «testskjema» for å gjøre deg kjent med formatet og innholdet. Merk at dette er en versjon fra 2021. Det gir allikevel et inntrykk av hvordan søknaden ser ut og er bygd opp.

Søknaden må leveres på et offisielt EU-språk. De fleste velger engelsk.

Hvis du har problemer med skjemaet, og trenger teknisk hjelp, kan du kontakte hjelpedesken her:

HELPDESK

Hvis du får tekniske problemer når søknadsfristen nærmer seg må du sørge for å kontakte helpdesk før fristen utløper. Hvis du ikke gjør det, vil ikke søknaden bli behandlet, selv om feilen ligger på EACEA sine sider. Vi anbefaler derfor alle søkere å levere søknaden senest dagen før, helst flere dager før søknadsfristen. Ta skjermbilder / screenshots av problemene, så har du dokumentasjon. 

Utlysningen gir en oversikt over aktuelle prioriteringer i programmet. Dere kan velge to prioriteringer for prosjektet. Vi anbefaler at dere velger én eller maksimalt to, fordi søknaden må levere like godt på hver av de valgte prioriteringene.

De seks prioriteringene i denne programperioden er:

1. Audience: to increase cultural access to and participation in culture as well as audience engagement and development both physically and digitally;
2. Social inclusion: to promote societal resilience and to enhance social inclusion in/through culture in particular of/for people with disabilities, people belonging to minorities and people belonging to socially marginalised groups, as well as intercultural dialogue;
3. Sustainability: to contribute to the European Green Deal and including the New European Bauhaus, by encouraging the European cultural and creative sectors to co-create, adopt and disseminate more environment-friendly practices, as well as to raise awareness on sustainable development through their cultural activities;
4. New technology: to help the European cultural and creative sectors fully take advantage of new technologies to enhance their competitiveness, as well as to accelerate their digital transformation as a response to the COVID-19 crisis;
5. International dimension: to build the capacity within the European cultural and creative sectors, including grass-roots organisations and micro-organisations, to be active at the international level – in Europe and beyond;
6. Endrer seg fra år til år (se årets utlysning)

Les mer om prioritieringene i retningslinjene som følger utlysningen.

Del E i søknadsskjemaet inneholder fire kriterier som blir evaluert kvalitativt. Dette er hoveddelen av søknaden. Her får søknaden en poengscore per kriterium, med en maksimal score på 100 poeng. Søknadene rangeres etter poeng, og må få minimum 70 poeng for å bli regnet som støtteverdig.

De fire kriteriene er:

1. Relevance – relevans (inntil 30 poeng). Her må dere vise hvordan prosjektet svarer på utlysningen og bidrar til de overordnede målene for programmet, ved å legge frem en velbegrunnet strategi for hvordan dere skal jobbe med den valgte prioriteringen eller prioriteringene.
2. Quality of the content and activities – kvaliteten på innholdet og aktivitetene (inntil 30 poeng). Her evalueres den praktiske implementeringen av prosjektet (kvaliteten på aktivitetene, metodene og de forventede resultatene), og hvor godt aktivitetene passer til prosjektets mål.
3. Dissemination – Formidling (inntil 20 poeng). Denne delen undervurderes ofte av søkere. Her skal dere beskrive hvordan dere planlegger å kommunisere og spre informasjon om aktivitetene og resultatene underveis i prosjektet, og hvordan dere skal bidra til kunnskaps- og erfaringsdeling – både i sektoren og på tvers av grenser (for eksempel i form av en kommunikasjonsplan). Målet er å maksimere prosjektets effekt (impact) på lokalt, regionalt, nasjonalt og europeisk nivå, og sørge for resultatene av prosjektet har effekt også utover prosjektperioden (sustainability).
4. Project Management – kvaliteten på hvordan prosjektet bygges opp og ledes (inntil 20 poeng). Her viser dere hvordan samarbeidet er bygget opp, og hvordan strukturen og ledelsen i prosjektet vil sørge for at prosjektet gjennomføres mest mulig effektivt.

Hva som forventes av de ulike spørsmålene og kriteriene er grundigere forklart i retningslinjene som følger utlysningen. Det er viktig å sette seg godt inn i retningslinjene for å sikre at man svarer på det som kreves.

Expert Guidelines viser i tillegg hva fagekspertene som skal evaluere søknaden blir bedt om å vurdere.

I søknadsskjemaet vil du trenge en del informasjon om partnerorganisasjonene. Som prosjektleder bør du sende en bestilling til partnerorganisasjonene så tidlig som mulig, slik at du har det du trenger når du skal fylle ut søknadsskjemaet. Se også avsnittet under om vedlegg til søknaden, der partnerne også må bidra.

Det du trenger av informasjon fra hver partnerorganisasjon er:

1. Participant Identification Code (PIC) for hver partnerorganisasjon
2. Kort beskrivelse av organisasjonen og dens rolle i prosjektet (til del B.2)
3. Har partnerorganisasjonen fått annen EU-støtte de siste tre år? (til del B.3)
4. Årlig omsetning i EUR, organisasjonens størrelse, antall ansatte, organisasjonens mål og verdier (til del C.2.1)
5. Økonomisk bidrag inn i prosjektet (til budsjett )

Som partner må du være forberedt på å levere den samme informasjonen til prosjektleder.

Siste side av retningslinjene inneholder en liste over vedlegg til søknaden. Noen skal leveres med søknaden, andre må prosjektleder være klar til å levere på kort varsel hvis søknaden blir innvilget. Vi anbefaler å ha alle dokumentene klare før du søker.

Maler til vedleggene finner du under den aktuelle utlysningen på Europakommisjonens nettsider.

Følgende dokumenter må du ha tilgjengelig når du skal levere søknaden:

1. Budsjettet - utarbeides i samarbeid med partnerne – mer info lenger ned på siden
2. Liste over tidligere EU-prosjekter for både prosjektleder og partnere (fire siste årene og eventuelt andre prosjekter som er viktig for dette prosjektet
3. Samarbeidsavtale – ingen mal – utarbeides i samarbeid med partnerne. Denne skal ikke sendes inn, men er viktig som en forpliktende avtale mellom prosjektleder og partnere. Mer info lenger ned på siden. 

Søknaden må inneholde et detaljert budsjett som vedlegg, med alle beløp oppgitt i euro. Prosjektbudsjettets inntekter og utgifter må være i balanse. Det vil si at utgiftene ikke kan overstige inntektene, og omvendt. EUs andel av budsjettet er maksimalt 80 % for små prosjekter, maksimalt 70% for mellomstore prosjekter og maksimalt 60 % for store prosjekter.

Budsjettet utarbeides i et eget Excel-skjema (Budget form) som legges ved søknaden. En del av budsjettskjemaet er en detaljert handlingsplan (action plan) for alle aktivitetene i prosjektet.

Her er noen eksempler på utgifter dere kan få støtte til:

• Lønnskostnader for ansatte i prosjektet, inkludert arbeidsgiveravgift og sosiale utgifter. Kostnadene må reflektere de faktiske kostnadene til prosjektleder og samarbeidspartnere. Hvis den ansatte bare er delvis involvert i prosjektet, er det kun den prosentandelen av tiden som benyttes på prosjektet dere kan få støtte til. Dere må dokumentere deltakelsen til ansatte i prosjektet med for eksempel kontrakter, stillingsbeskrivelser eller timelister. Arbeidsinnsatsen skal legges inn i MÅNEDER. 
• Reise, losji og kostgodtgjørelse for ansatte som deltar i prosjektet, i tråd med vanlig praksis for tilskuddsmottaker og/eller samarbeidspartnere. Europakommisjonen kan kutte disse kostnadene hvis de anses å være for høye. Satsene og praksis for godtgjørelse kan variere fra land til land.
• Innkjøp av nytt eller brukt utstyr, forutsatt at utstyret er avskrevet i tråd med gjeldende regnskapsregler i landet der tilskuddsmottaker holder til. Dere kan kun få støtte til den delen av utstyrets avskrivningsverdi som tilsvarer prosjektets varighet.

Husk å sette av tilstrekkelige midler i budsjettet til å gjennomføre informasjonstiltak.

Prosjektleder for innvilgede prosjekter blir invitert på oppstartsseminar for nye prosjekt i Brüssel. Husk å legge inn kostnader til denne reisen for to personer i budsjettet. Dette er en god anledning til å bli kjent med prosjektets kontaktperson i EACEA (Education, Audiovisual and Culture Executive Agency) og andre prosjektledere.

Inntil 7 % av budsjettet settes av til indirekte kostnader (indirect costs). Dere behøver ikke å spesifisere hva disse midlene skal gå til, men de føres automatisk opp med prosentsats i budsjettet. Utgiftene som føres må være sporbare ved en revisjon.

• Sørg for at administrasjonskostnader er inkludert i budsjettet
• Undersøk hvilke krav som stilles til dokumentasjon av utgifter

Samarbeidsavtalen er et felles dokument som regulerer forholdet mellom partnerne. Vi anbefaler å legge en del ressurser i utformingen av avtalen for å sikre at det er enighet om hvordan sentrale oppgaver skal løses, og at alle partnere er enige om hva man skal gjøre om det skulle oppstå en konflikt.

Det finnes ikke et eget offisielt skjema for dette. Her følger forslag til hva avtalen bør inneholde:

• Roller og ansvarsdeling i prosjektet
• Hva den enkelte partner skal bidra med av prosjektmidler og ressurser
• Hvordan økonomien skal styres
• Hvordan EU-støtten skal fordeles
• Ulike scenarier for hvordan prosjektet skal tilpasses hvis økonomien endres; for eksempel: Hvordan nedskalere prosjektet hvis dere blir tildelt mindre midler fra EU enn budsjettert? Hva skjer hvis partnerne ikke klarer å stille med sin egenandel?
• Rutiner og frister for rapportering
• Eierskap til rettigheter
• Konfidensialitet
• Hvordan konflikter skal løses
• Hvordan prosjektet formelt skal avsluttes. Samarbeidsavtalen bør ha varighet noen måneder utover prosjektperioden, for å ha tid til avslutning og rapportering.

• Søknaden leveres elektronisk.
• Søknadsfristen er absolutt.
• Beregn god tid på leveringen for å unngå forsinkelser. Vi anbefaler å levere søknaden senest dagen før fristen.
• Hvis du leverer flere versjoner av søknadsskjemaet, er det den siste versjonen som blir vurdert.
• Hvis du får tekniske problemer må du kontakte EACEA Helpdesk før søknadsfristen går ut.
• Får du tekniske problemer er det lurt å dokumentere dette ved å ta en eller flere skjermdumper.

• Tenk på hvordan dere kan sikre god ledelse av prosjektet underveis. Legg inn partnermøter for å diskutere framdrift og budsjett gjennom hele prosjektperioden, slik at eventuelle tiltak kan settes inn på riktig tidspunkt. Husk å legge slike reiser inn i budsjettet.
• Sett av tid og ressurser til rapportering etter at prosjektet er avsluttet.
• Husk å svare på utlysningen. De ulike delene av søknaden må henge sammen, og være i tråd med retningslinjene for programmet. Retningslinjene oppdateres årlig. Det er viktig at dere svarer på spørsmålene og kravene i utlysningen. Det kan hende søknaden bør justeres i henhold til nye retningslinjer/prioriteringer e.l. når den nye utlysningen publiseres.
• Ta kontakt med Kreativt Europa-desken i Kulturdirektoratet for veiledning underveis i søknadsprosessen. Vi skal ikke vurdere søknaden du sender inn, og kan derfor delta aktivt i søknadsprosessen. Vi kan hjelpe deg å forstå utlysningen og retningslinjene fra Europakommisjonen, lese søknadsutkast (i god tid før søknadsfristen), diskutere prosjektideer og prioriteringer og være sparringspartner.

• Kulturdirektoratet vurderer ikke søknaden.
• Søknaden vurderes av fageksperter utnevnt av Europakommisjonen.
• Søknaden får en score på inntil 100 poeng, basert på de fire kvalitetsspørsmålene i søknadsskjemaet. For å regnes som støtteverdig må søknaden samlet få minimum 70 poeng, og minimum 50% på hver av de fire kriteriene (relevance, quality of content and activities, dissemination og project management).
• Alle søkere får skriftlig tilbakemelding på søknaden om lag seks måneder etter søknadsfristen, inkludert poengscore og kommentarer fra ekspertene som har evaluert den.

Se aktive utlysninger