Styring og kontroll av virksomheten

Norsk kulturråds overordnede vurdering av styring og kontroll i virksomheten

Norsk kulturråd benytter mål- og resultatstyring i sin interne styring, som i 2022 er mer konkret i forhold til oppnådde resultater. Det jobbes aktivt med en mer, effektbasert målstyring. Samlet måloppnåelse er god (se del 3). 

Det er etablert et prosjektkontor og et system for porteføljestyring av våre utviklingsprosjekter. Innen IKT har Norsk kulturråd etablert tydelige roller for tjeneste- og systemeierskap. KPMG-rapporten om IKT-sikkerhet er fulgt opp. I 2022 ble det tatt i bruk ekstern varslingskanal. Det ble også implementert digitale personalhåndbøker inkl. HMS-håndbok. Det gjør det enklere for ansatte og ledere å håndtere internkontroll- og HMS-krav. Framdriften i å etablere et helhetlig kvalitetssystem har blitt forsinket, det samme har arbeidet med datakvalitet knyttet til felles begrepsbruk. Dette er høyt prioriterte oppgaver i 2023.

Korona-pandemien har hatt en vesentlig mindre effekt på virksomheten i 2022. Forvaltningen av stimuleringsmidlene til kultursektoren har fortsatt vært styrt i henhold til løpende risikovurderinger.
Risikoanalyse er en sentral oppgave i virksomhetsstyringen. Sentrale risikoer som det har vært jobbet med er 1) tilgang til administrativ kompetanse, særlig innen IKT, økonomi og innkjøp, 2) IKT-sikkerhet, 3) prosjektstyring 4) kriseberedskap (ROS-analyse), 5) HMS og 6) datakvalitet.

I Norsk kulturråd er det igangsatt flere prosjekter knyttet til tilskuddsforvaltning som, i tillegg til kvalitetsmål, har som delmål å bedre ressursbruken.

Vi har oppdatert beredskapsplanene våre i 2022 og hatt fokus på forbedringer med hensyn til informasjonssikkerhet, hjemmekontor, varslingsrutiner og rutiner ved ansettelser. Vi har gjennomført penetrasjonstesting av vårt IT-systemer.

Digitalisering av forvaltning

Norsk kulturråd arbeidet i 2022 videre basert på IKT-strategien og KPMG revisjonsrapporten om IKT-sikkerhet. Hovedmål i IKT-strategi er fokusere IKT-innsats på verdiskapende langsiktige oppgaver, identifisere hvilke muligheter teknologi kan skape for Norsk kulturråds brukere, og sikre en effektiv og stabil drift. I lys av dette ble det bestemt å sette bort deler av standard tjenesteproduksjon til ekstern leverandør. Anskaffelsen ble gjennomført og avtalen signert med driftsleverandør Intility. Overgang er planlagt for sommeren 2023.

Arbeid med utskifting av saksbehandlingssystemer som ble satt på vent på grunn av koronarelatert arbeid, startet opp igjen. Norsk kulturråd har vedtatt fremtidig konsept, og prosjektet er i planleggingsfasen iht. prosjektveiviseren fra Digitaliseringsdirektoratet. Det er planlagt å starte med anskaffelsen før sommer 2023.

Arbeidsmiljø

Arbeidsmiljøet i 2022 er preget av at medarbeiderne er tilbake på kontoret etter to år med pandemi og hjemmekontor. Dette har medført behov for tilpasninger til den nye normalsituasjonen. Det er gjennomført en medarbeidermåling november 2022.   Det er relativt lav svarprosent (65%) på målingen. Hovedfunn viser at virksomheten scorer godt på jobbengasjement, psykologisk trygghet og ledelsesklima. Funn tyder på et behov for å jobbe med ansattes opplevelse av jobbtilhørighet og kompetanseutvikling. Målingen følges opp i alle avdelinger og det utarbeides konkrete mål og tiltak som følges opp jevnlig gjennom året til neste måling. Det er nullvisjon for mobbing og opplevelse av ulik behandling og et mål for alle at svarprosenten økes.

Retningslinjene for hjemmekontor er gjennomgått og vedtatt. Ansatte har nå mulighet til å jobbe opp til to dager i uken på hjemmekontor dersom tjenesten tillater det. Retningslinjene vil evalueres årlig. Det rapporteres jevnlig til ledelse, IDF og AMU på sentrale styringsdata innen HR som sykefravær, turnover, arbeidstid, ansatte, sykefrvær og brudd på arbeidsmiljøloven. Jevnlig fokus på dette bidrar til bedre resultater for arbeidsmiljøet.

Norsk kulturråd har hatt HMS opplæring for ledere, tillitsvalgte og verneombud kombinert med gjennomgang av nye digitale HMS- personal- og lederhåndbøker.

Sykefravær

Sykefraværet i 2022 var på 6,5 prosent og er totalt for året over målet på 4,5 prosent. Av sykefravær på 6,5 prosent for hele året er 1,5 prosent av dette egenmeldt og 5 prosent legemeldt. Kjønnsfordelingen er henholdsvis 3,2 prosent sykefravær for menn og 7,1 prosent for kvinner. Andelen sykefravær for kvinner og menn er med det økt i forhold til andelen for 2021 (5,3 prosent for kvinner og 2,6 prosent for menn). Gjenåpningen av samfunnet og økt smittetrykk i den forbindelse antas å være noe av årsaken til det økte sykefraværet.

Tabell 10. Sykefravær siste fem år

Turnover

Turnover for 2022 er på 12 prosent som er en oppgang på 4,4 prosent fra 2021 (7,6 prosent). Økningen i turnover kan forklares med naturlig avganger blant ansatte og økt øvrig naturlig turnover gjennom året i og med at virksomheten har gått fra en periode med pandemi og usikre tider til en mere normal hverdag og et relativt godt arbeidsmarked.

Tabell 11. Turnover siste fem år

Bemanning og personalforvaltning

Utvikling av årsverk i Norsk kulturråd i 2022 er preget av koronaordordningen og behovet for økt bemanning i perioden 2020 – medio 2022 og at oppgaver knyttet til denne gradvis har blitt avviklet i løpet av året. Det meste av bemanningen i koronaordningen har vært tilknyttet avdeling Virksomhetsstyring. Antall årsverk vil gå ytterligere ned i 2023 da de siste midlertidig ansatte knyttet til koronaordningene slutter 31.12. Totalen viser en reduksjon i årsverk på 2,4 % i inneværende år.
Norsk kulturråd har i perioden hatt en lærling i kontor- og administrasjonsfag og en lærling i mediedesign. Lærlingen i kontor- og administrasjonsfaget avsluttet med endelig fagprøve sommeren 2022. Lærlingen i mediedesign er knyttet til Kommunikasjonsavdelingen og begynte september 2022.

Det er et mål å til enhver tid ha to lærlinger i virksomheten, og det vil derfor rekrutteres en ny lærling i 2023 innenfor nytt lærefag, i tråd med tildelingsbrevets føringer for 2023.

Tabell 12. Utvikling i tallet på årsverk per avdeling siste fem år

Andelen kvinner utgjør i 2022 64 prosent og menn 36. Andel kvinner i lederstillinger i Norsk kulturråd utgjør 67 prosent. Lønn for kvinner utgjør 97 prosent sammenlignet med menn. Dette er en liten forbedring fra året før da kvinners lønn utgjorde 96,3 % sammenlignet med menn.

Tabell 13. Kjønnsbalanse inkl. gjennomsnittlig årslønn (antall ansatte per 31.12.)

I 2022 har Norsk kulturråd hatt en god opplæring av ledere, medarbeidere, verneombud og tillitsvalgte i likestilling og mangfold. Det er en fast del av Norsk kulturråds årlige kompetanseplan fra 2022. Målet er å øke mangfold med flere og bredere perspektiver og på sikt å øke evnen til å lede og utvikle mangfold.

I 2022 har 6 medarbeidere deltatt på opplæring i mangfoldsledelse gjennom Seema. I tillegg ble det i september 2022 avholdt en fagdag i mangfold for alle ansatte. Fagdagen var obligatorisk.

Det er i 2022 jobbet med å øke mangfold blant ansatte i Norsk kulturråd ved rekruttering til stillinger. Det er gjennomført ulike kompetansetiltak for ledere og HR-medarbeidere som rekrutterer og deltar i intervjuer.

Alle søkere til stillinger med ikke vestlig bakgrunn, hull i CV og funksjonsnedsettelse vurderes systematisk med sikte på intervju dersom vedkommende er kvalifisert. Søkeren kan selv varsle ved søkning om slik vurdering i vår rekrutteringsportal.

Andelen søkere med innvandrerbakgrunn er stabil. Andelen søkere med funksjonsnedsettelse er lavere enn 2021 mens den er lik for søkere med hull i CV. Imidlertid har andelen av søkere med innvandrerbakgrunn, nedsatt funksjonsevne og hull i CV som er innkalt til intervju økt i forhold til 2021. Den økte bevisstheten kan knyttes til fokuset på opplæring og endret praksis i prosesser.

Tabell 14. Statistikk rekruttering 2022 (gjelder ikke topplederstillinger)

Personvern og beredskap

Norsk kulturråd har utpekt nytt personvernombud i 2022. Personvernombudet har gjennomført nødvendig opplæring - grunnopplæring i personvernregelverk.

Det er gjennomført gjennomgående risiko og sårbarhetsvurderinger i organisasjonen og utarbeidet kontinuitetsplaner. Det er også utarbeidet nødvendige tiltak for å ivareta særskilte områder som er gjennomført. Beredskapsplanen er gjennomgått og oppdatert med nødvendige endringer mht roller, nødvendige skjemaer for å lette arbeidet, tydeliggjøring av prosesser mv.

Klima- og miljøtiltak

En overveiende andel av Norsk kulturråds direkte klimaavtrykk skyldes reiseaktivitet. Det ble derfor videreutviklet digitale arenaer for å få ned klimaavtrykk fra reiseaktivitet og forberedt arbeid med miljøsertifisering av Norsk kulturråd, som gjennomføres i 2023. Gjennom Kulturfondet er det initiert internasjonalt samarbeid om å bidra til reduserte klimautslipp i kulturaktiviteter.

Kjøp av konsulenttjenester

I tråd med tildelingsbrevet skal Norsk kulturråd arbeide for å redusere konsulentbruken på område der det ligger til rette for å nytte interne ressurser og intern kompetanse.

Kjøp av konsulenttjenester og fremmede tjenester i 2022 var på 27,8 millioner kroner og det er en nedgang på ca. 14,2 mill. kroner fra 2021. Hovedårsaken er mindre kjøp av tjenester til forvaltningen av koronaordningene.

I forbindelse med forvaltning av koronaordningene ble det i 2022 kjøpt konsulenttjenester for 6 millioner kroner.  Det var primært konsulentbistand innenfor juridisk bistand og økonomi.

Eksterne konsulenter ble i 2022 brukt til:

• forvalting av saksbehandlingssystemet
• utvikling av Altinn-skjemaer
• til anskaffelse og controlling fordi det var problemer med rekruttering til disse stillingene
• utvikling av et nytt saksbehandlingssystem
• utvikling av ny strategi
• rekruttering