Tips til rapport og regnskap
Alle som har fått tilskudd fra Kulturrådet, SKS eller FLB skal sende inn en faglig rapport og et regnskap for prosjektet. Les i kontrakten hvilke krav som stilles til rapport og regnskap for den bevilgningen du har fått, og legg en plan for hvordan du skal dokumentere innhold og økonomi før du starter prosjektet.
Se egne regler for rapportering til Statens kunstnerstipend
Se spørsmål og svar om rapportering i stimuleringsordningen for kulturlivet
Hvis du har fått støtte fra flere ordninger til samme prosjekt holder det ikke å sende én rapport, du må sende en rapport knyttet til hver av bevilgningene du har fått. Har du fått flerårig støtte skal det som regel sendes inn rapport hvert år.
Kulturdirektoratet leser rapporten og regnskapet opp mot søknaden og budsjettet du sendte inn for å kontrollere om støtten er brukt til det den ble bevilget til. Rapportene er også viktige kunnskapskilder for Kulturdirektoratet, både om hva som foregår på kunst- og kulturfeltet og om hvordan støtteordningene fungerer i praksis.
Tips til rapport
- Finn fram igjen søknaden din og kontrakten fra Kulturdirektoratet, og pass på at du får fram i rapporten at du har gjennomført det som var intensjonen og at du svarer på eventuelle spesielle betingelser for bevilgningen
- Få med alle fakta: datoer, spille-/visningssteder, medvirkende, publikumstall osv
- Skriv gjerne litt om hvilke erfaringer du/dere har gjort gjennom prosjektet
- Rapporten behøver ikke være lang – få med det som er det vesentligste
- Se rapporteringsskjema for hva som kan/bør tas med av vedlegg.
Tips til regnskap
- Regnskapet skal kunne sammenstilles med budsjettet i søknaden. Før du setter i gang prosjektet bør du snakke med regnskapsføreren din om hvordan regnskapet skal settes opp, slik at Kulturdirektoratet (og andre støttespillere) tydelig kan lese hva midlene er brukt til.
- Du må lage et prosjektregnskap (som regel), det holder ikke å bare sende inn et generelt årsregnskap for virksomheten din
- Husk å få med både kostnads- og inntektssiden av prosjektet
- Ikke send inn kopier av kvitteringer (men ta godt vare på dem i tilfelle det er ønskelig med kontroll)
- Hvis det er krav om revisjon, skal regnskapet være revidert av statsautorisert eller registrert revisor.
Hvordan sende inn rapporten?
Du vil få to varsler om rapportering. Det første kommer tre måneder før rapporteringsfristen og det andre to uker før fristen. Disse varslene kommer i din meldingsboks i Altinn. Hvis du ikke rapporterer innen fristen, bortfaller resten av tilskuddet automatisk. Les artikkel om strengere oppfølging.
Hvis du har behov for å utsette en rapporteringsfrist, ta kontakt med saksbehandler i god tid før fristen slik at vi kan vurdere utsettelse. Hvis du venter til rapporteringsfristen har gått ut vil eventuelle gjenstående midler automatisk bli trukket tilbake. Også allerede utbetalte midler kan kreves tilbakebetalt. Ikke utbetalte midler vil bli tilbakeført til Kulturfondet, og kommer annen kunst og kultur til gode.
Tilskuddsmottakere som har akseptert kontrakt før 2. november 2017, skal sende rapportdokumentene på epost til post@kulturdirektoratet.no med henvisning til prosjektnummer.
Lage ny kopi av innsendt rapport
Har du mottatt melding om at rapporten din er returnert? I meldingen står det en kommentar fra saksbehandler om hva som mangler.
For å sende inn rapport på nytt skal du lage en kopi av den du allerede har sendt inn. Du oppretter ny kopi slik:
- Klikk på "Arkiv" som du finner i venstremenyen i din innboks i altinn.
- Finn kvittering for allerede innsendt rapportskjema. Den kan f.eks. hete "Arkivert skjema: Norsk kulturråd - rapportskjema ....".
- Klikk på kvitteringen så boksen utvider seg. Klikk så på "Lag ny kopi" som du finner nederst til høyre i meldingsboksen.
- Velg så "Fortsette med ny kopi av skjema/tjeneste"
- Fyll ut/last opp manglende dokumentasjon og send inn.